Kunnanhallitus
Pöytäkirja 09.05.2022/Pykälä 96

Khall 09.05.2022 § 96  

242/00.01.05/2022  

Valmistelija Hallintojohtaja Tommi Koskinen, p. 046 922 8207

Kunnanhallitus päätti 31.1.2022 § 22 käynnistää tarjouskilpailun vuoden 2022 Saaristomarkkinoiden järjestelyjen ulkoistamiseksi. Päätöksen perusteena oli, että Saaristomarkkinoiden uudistamiselle on nähty eri toimielimissä tarvetta jo useamman vuoden ajan sekä toisaalta on todettu, että markkinoiden järjestäminen kunnan omana toimintana on epätarkoituksenmukaista mm. resurssisyistä. Ulkoistamisen katsottiin tukevan edellä mainittuja tavoitteita.

Saaristomarkkinoiden järjestämistä koskeva tarjouskilpailu pidettiin ns. käänteisenä kilpailutuksena, jossa hankinnan arvo, 45 000 euroa oli määritetty ennalta ja tarjouksia arvioitiin laadullisista näkökulmista. Hankinnan arvo alitti hankintalain kansallisen kynnysarvon 60 000 euroa, joten hankinta toteutettiin ns. pienhankintana ja rajoitetulla tarjousmenettelyllä, jossa tarjouspyyntö lähetettiin kunnan etukäteen nimeämille tarjoajille. Menettelyn tavoitteena oli ulkoistamisen "pilotointivaiheen" johdosta rajata tarjoajien määrää siten, että yhteistyön sujuvuus ja toteutuksen laadulliset seikat valitun toimittajan kanssa voitiin taata mahdollisimman kattavasti. Kunnan hankintojen toteuttaminen avoimena menettelynä on yleisesti ottaen suositeltava toimintamalli, mutta niiden mahdollisena dysfunktiona voi myös olla esimerkiksi ongelmat yhteistyössä valitun toimittajan kanssa. Mikäli Saaristomarkkinoiden ulkoistamista jatketaan tulevina vuosina, tulee hankinta kilpailuttaa hankintalain mukaisin menettelyin.

Toteutetussa hankinnassa tarjouksia arvioitiin seuraavien laadullisten kriteerien pohjalta:

-          Esitetyn konseptin ja ohjelmarungon toteuttamiskelpoisuus (1-5p)

-          Miten esitetty konsepti tukee ja jatkaa "Saaristomarkkinoiden" perinnettä Pyhtäällä? (1-5p)

-          Miten esitetty konsepti uudistaa markkinoita ja miten siinä toteutuu konseptin houkuttelevuus ja esitetyn ohjelmistorungon laatu (1-10p)

-          Markkinointisuunnitelma (1-5p)

Tarjoukset arvioi kunnan asiantuntijatyöryhmä perustuen kunkin jäsenen erilliseen ja toisistaan riippumattomaan näkemykseen tarjoajan vastauksista kuhunkin kysymykseen. Edellä esitetyn pisteytyksen perusteella markkinoiden konseptin uudistaminen ja houkuttelevuus katsottiin tärkeimmäksi (max. 10p) arvioitavaksi seikaksi. Selvyyden vuoksi voidaan myös todeta, että kriteereissä esitetyllä konseptin "Saaristomarkkinoiden perinteen" jatkuvuudella viitattiin tässä yhteydessä lähinnä saaristolaiselämän perinteisiin ym. Ei niinkään kaikilta osin konkreettisella tasolla tapaan, jolla markkinat on viime vuosina järjestetty. Tarjouskilpailun voittanut tarjous katsottiin pisteteytyksen tehneen työryhmän toimesta vahvimmaksi nimenomaan esitetyn konseptin uudistamisen ja perinteikkyyden näkökulmasta. Muissa saaduissa tarjouksissa tätä näkökulmaa ei oltu tuotu esille yhtä vahvasti. Tarjouspyynnöissä esitettyjen valintakriteerien tuominen laajalti julkiseen keskusteluun esimerkiksi yhdistystoimijoiden kanssa ei monestikaan ole käytännössä mahdollista, mutta ulkoistuksen jatkuessa kunnan tulee luultavasti ottaa jatkossa huomioon saatu palaute myös valintakriteerien osalta. Toisaalta kunnan näkökulmasta voidaan myös todeta, että tiedossa oleva ja alkuvuoden aikana keskusteltu markkinoiden konseptin uudistaminen ei myöskään välttämättä tarkoita mitenkään erityisen suuria muutoksia markkinoiden järjestelyihin tiettyjä visuaalisia ym. seikkoja lukuun ottamatta. Tältä osin konsepti on nähty mielenkiintoisena ja toimivana myös toteutusvaiheen alettua.

Saaristomarkkinoiden ulkoistamisen yhteydessä palveluntuottajalle ei synny yksinoikeutta esimerkiksi markkinoiden myyntipaikkoihin ja palveluntuottajan on kohdeltava halukkaita osallistujia tasapuolisesti. Hankintasopimukseen on kirjattu:  

Palveluntuottaja järjestää Saaristomarkkinat Pyhtään kunnan tilauksesta, joten tällä sopimuksella palvelutuottajalle ei synny yksinoikeutta Saaristomarkkinoiden nimeen tai brändiin, eikä tapahtuman myyntipaikkoihin. Palveluntuottaja sitoutuu kohtelemaan toimijoita, jotka ovat halukkaita osallistumaan tapahtumaan tasapuolisesti esimerkiksi myyntipaikkojen hinnoittelun ja osoittamisen osalta. Palveluntuottaja ilmoittaa myyntipaikkojen varaamisesta julkisesti.

Valittu palveluntuottaja on lisäksi tarjouksessaan painottanut mm., paikallisuutta ja lähituottajien merkitystä. Ulkoistamisen tavoitteena ei ole missää tapauksessa ja millään muotoa ollut heikentää Saaristomarkkinoiden yhteisöllisyyttä ja paikallisuutta. Mutta kylläkin valitun toimintamallin myötä päivittää markkinoiden "yleisilmettä". Voidaan todeta, että kunnan ja palveluntuottajan viestintä asian suhteen on järjestelyjen alkuvaiheessa epäonnistunut, koska asiassa on syntynyt eri syistä mielikuvia, jotka eivät vastaa kunnan tarkoitusta asiassa. Viestintään on osaltaan vaikuttanut esimerkiksi se, että järjestelyjen ollessa alkuvaiheessa asiasta ei ole välttämättä ollut konkreettista tiedotettavaa. Kunnan olisi kuitenkin tullut olla asiassa jo alusta asti aktiivisempi.

Markkinoille perinteisesti osallistuneille yhdistyksille ym. toimijoille on järjestetty avoin keskustelutilaisuus 21.4.2022. Tilaisuuden osanotto ei ollut erityisen kattava, mutta tilaisuudessa saatiin kunnan näkökulmasta muodostettua toimijoiden keskuuteen yhteistä näkemystä ja korjattua mahdollisia ristiriitoja sekä kenties myös mahdollisia väärinkäsityksiäkin puolin ja toisin. Kunnan tietojen mukaan yhdistysten mukanaolo markkinoilla myös vuonna 2022 on pääsääntöisesti sovittu.

Palveluntuottaja ja kunta pitävät säännöllisesti järjestelyihin liittyviä tapaamisia, joissa asioita käsitellään esimerkiksi saadun palautteen pohjalta. Markkinoiden järjestelyjen prosessi on siis koko ajan keskustelun, ohjauksen ja linjausten tarkentamisen mahdollistava. Jotta näin voidaan toimia, on kunnan näkökulmasta myös keskeistä, että asiassa annettava palaute osoitetaan edelleen järjestelyistä viime kädessä vastuussa olevalle Pyhtää kunnalle suoraan, jolloin asiat otetaan mukaan ohjausryhmän tapaamisiin. Vuoden 2022 Saaristomarkkinoiden järjestelyjä koordinoidaan yhteistyössä palveluntuottajan kanssa jatkuvasti ja mahdollisiin ilmenneisiin ongelmiin reagoidaan yhteistyössä tarvittaessa nopeastikin.  

Päätösehdotus Kunnanhallitus esittää valtuustolle selostusosan vastauksena tehtyyn valtuustoaloitteeseen ja esittää edelleen, että aloite todetaan loppuun käsitellyksi.

Päätös Hyväksyttiin.