Kommunfullmäktige
Pöytäkirja 13.06.2022/Pykälä 31

Kfullm 13.06.2022 § 31  

242/00.01.05/2022  

Beredare Förvaltningschef Tommi Koskinen, tel. 046 922 8207

Kommunstyrelsen fattade 31 januari 2022 § 22 beslut att begära in anbud om att externalisera ordnandet av Skärgårdsmarkanden 2022. Motivering för beslutet var att olika organ har tyckt redan under flera års tid att det finns behov att förnya Skärgårdsmarknaden. Å andra sidan har konstaterats att ordnandet av Skärgårdsmarknaden som kommunens egen verksamhet inte är ändamålsenlig bl.a. på grund av rerusrsorsak. Externaliseringen anses stöda ovan nämnda mål.

Anbudsförfarandet gällande Skärgårdsmarknaden gjordes som sk. Omvänd konkurrensutsättning där upphandlingsvärde 45 000 euro var i förhand preciserade och anbud bedömdes från kvalitetsvinklar. Upphandlingsvärde 45 000 euro underskred upphandlingslagens nationell tröskelvärde 60 000 euro så upphandlingen förverkligades som sk. småupphandling och med selektivt förfarandet där anbudet skickades till anbudsgivare som kommunen hade i förhand nominaerat. Målet för förfarandet var att begränsa antalet anbudgivare på grund av externaliseringens "testningsskede" så att samarbetets smidighet och kvalitativa saker med valda aktören kunde säkerställas så fullständigt som möjligt. Att göra kommunens upphandlingar med öppet förfarandet är generellt rekommenderade förfarandemodell men dysfunktion med det kan vara också problem i samarbetet med valda aktör. Om externaliserin av Skärgårdsmarknaden ska fortsättas i framtida år måste upphandlingen konurrensutsättas enligt förfaranden i upphandlingslagen.

I upphandlingen bedöms anbud enligt följande kvalitativa kriterier:

-                                          Genomförbarhet av framställda koncept och program (1-5p)

-                                          Hur stöder och fortsätter framställda koncepten "Skärgårdsmarknadens" tradition i Pyttis? (1-5p)

-                                          Hur framställda koncepten förnyar marknaden och hur i den genomförs konceptens dragningskraft och kvalitet av framställda program? (1-10p)

-                                          Marknadsföringsplan (1-5p)

Anbud bedöms av kommunens sakkunniggrupp. Bedömning baseras på var medlems seprarat och fristående uppfattning om anbudsgivarnas svar på var fråga. På grund av ovan nämnda poängsättning ansågs förnyande av marknadskoncept och dragningskraft som viktigaste saker som ska bedömas (max. 10 p). För klarhetens skull kan också konstateras att i kriterier representerade koncept fortsättandet av "Skärgårdsmarknadens tradition" hänvisades i det här sammanhanget närmast till traditioner gällande livet i skärgården osv. Inte närmelsevis för alla delar till det hur på konkret nivå marknaden har under sista år ordnats. Arbetsgruppen som hade urarbetat poänsättningen ansåg anbudet som vann konkurrensutsättningen starkast från synvinkeln av just framställda konceptets frönyande och traditionsrikhet. I andra inlämnade anbud hade den här synvikeln inte så starkt framställts. Oftast är det inte möjligt att i praktiken föra urvalskriterier som framställs i anbudsbegäran till offentlig diskussion till exempel med föreningsaktörer, men om externalisering ska fortsättas är det troligt att kommunen borde iaktta inlämnade respons också för urvalskriteriers del. Å andra sidan kan från kommuns synvinkel konstateras att känd och under i början av året diskuterade förnyande av markandskoncept inte heller nödvändigtvis betyder särskilt stora ändringar i ordnandet av marknaden med undantag av vissa visuala mm. saker. Gällande den här delen har konceptet ansetts som intressant och fungerande också när genomföringsskedet har börjat. 

I samband med att Skärgårdsmarknaden externaliseras blir till serviceproducenten inte ensamrätten till t.ex. försäljningsplatser på marknadsområdet och serviceproducenten måste behandla villiga deltagare jämlikt. I upphandlingsavtalet har tecknats:

Serviceproducenten ordnar Skärgårdsmarknaden på Pyttis kommuns beställning så med det här avtalet förorsakas till serviceproducenten ingen ensamrätt till Skärgårdsmarknadens namn eller varumärke eller evenemangens försäljningsplatser. Serviceproducenten binder sig att bemöta aktörer som är villiga att delta i evenemanget jämlikt till exempel när det gäller prissättning och markering av försäljningsplatser. Serviceproducenten meddelar offentligt om beställning av försäljningsplatser.

Den valda serviceproducenten har därtill i sitt anbud poängterat bl.a. lokala produkter och betydelse av nära varande producenter. Målet för externalisering är inte i någon fall eller någon form att försämra Skärgårdsmarknadens gemenskap och lokal känsla. Men ändå uppdatera markandens "intryck" med valda verksamhetsmodell. Man kan konstatera att kommuns och serviceproducentens informerande gällande ärendet har i ingångsskedet av ordnandet misslyckats då det har av olika skäl uppstått sinnesbilder som inte motsvarar kommuns syfte i ärendet. På informering har i sin del medverkat till exempel det att när organisering var i ingångsskede fanns det nödvändigtvis ingenting konkret sak som kunde informeras. Kommunen borde dock har varit mer aktiv i ärendet redan från första början.

Till föreningar och mm. aktörer som traditionellt har tagit del i marknaden har ordnats en öppen diskussionstillställning 21 april 2022. Deltagandet i tillställningen var inte särskilt omfattande men där kunde nås av kommuns synvinkel gemensam uppfattning bland aktörer och korrigering till möjliga motstridigheter på bägge sidor. Enligt kommuns uppgifter har det huvudsakligen enats om att föreningar tar del i marknaden också år 2022.

Serviceproducenten och kommunen har regelbundet sammankomster gällande organisering och där ärenden behandlas till exempel på grund av inlämnat respons. Processen att organisesra marknaden är således hela tiden sådan som möjliggör diskussion, anvisning och precisering av riktlinjer. För kunnan agera så där är det från kommuns synvinkel centralt att respons gällande ärendet inlämnas fortfarande direkt till Pyttis kommun som har ansvaret om marknaden. Då kan ärenden tas till behandling i styrgruppens möten. Organisering av Skärgårdsmarknaden 2022 koordineras i samarbte med serviceproducenten fortlöpande och till möjliga problem som har uppstått kan reageras i samarbete och vid behov också snabbt.

Beslutsförslag Kommunstyrelsen förslår fullmäktigen ovan nämnda som svar till fullmäktigeinitiativet och förslår vidare att initiativet konstateras slutgiltigt behandlat.

Beslut Godkändes.

Kfullm 13.06.2022 § 31  

242/00.01.05/2022  

Beredare Förvaltningschef Tommi Koskinen, tel. 046 922 8207

Beslutsförslag Kommunstyrelsen förslår fullmäktigen ovan nämnda som svar till fullmäktigeinitiativet och förslår vidare att initiativet konstateras slutgiltigt behandlat.

Beslut Godkändes.