Kunnanhallitus
Pöytäkirja 10.10.2022/Pykälä 156

Khall 10.10.2022 § 156  

395/12.03.01/2020  

Valmistelija Hallintojohtaja Tommi Koskinen, p. 046 922 8207

Kunnanhallitus päätti 31.1.2022 § 22 ulkoistaa Pyhtään Saaristomarkkinoiden järjestelyt. Hankinta toteutettiin hankintalain kynnysarvon alittavana pienhankintana, jossa tarjoukset kysyttiin kolmelta kunnan tiedossa olevalta tarjoajaehdokkaalta. Tarjouksia saatiin kolme kappaletta ja niistä kunnanhallitus valitsi 14.2.2022 markkinoiden tuottajaksi Illuusio Oy:n  ja Saaristoni Oy:n.

Markkinat järjestettiin sopimuksen mukaisesti elokuussa 2022. Sen jälkeen on kerätty palautetta järjestelyistä erityisesti kaikille avoimen kyselyn avulla. Kyselyyn saatiin 207 vastausta, joista 167 oli markkinakävijöitä. Loput vastaajista oli myyjiä tai markkinoilla edustaneita yhdistyksiä. Vastaajista 46 % arvioi markkinoiden tason huonoksi ja yhteensä 51 % keskinkertaiseksi tai hyväksi.

Sanallista palautetta annettiin myös runsaasti erilaisista markkinoita koskevista aiheista. Oheismateriaalina on kyselystä laadittu raportti. Viranhaltijatyönä tehty arvio markkinoiden järjestämisen tulevaisuudesta on, että markkinajärjestelyjen ulkoistaminen oli toiminnallisesti ajateltuna toimiva ratkaisu ja sitä tulee jatkaa myös jatkossa. Laadullisessa mielessä kunnan tulee kiinnittää saadun palautteen perusteella huomiota tapahtuman toteutukseen ja siihen liittyviin vaatimuksiin. Lisäksi voidaan erityisen keskeisenä seikkana todeta, että markkinoiden (hankinnan) valmistelussa tulee kiinnittää huomiota vuoropuheluun markkinoille osallistuvien yrittäjien, yhdistysten ja kuntalaisten kanssa. On myös tärkeää kartoittaa, mitä kunta itse markkinoiden järjestämisellä tavoittelee.

Kunnanhallitukselle ehdotetaan, että markkinoiden ulkoistusta jatketaan. Prosessissa kiinnitetään huomiota saadusta palautteesta tehtyihin huomioihin. Varsinainen hankintapäätös tuodaan hallituksen käsittelyyn myöhemmässä vaiheessa. Asiaa voidaan tarvittaessa käsitellä hallituksessa myös prosessin muissa vaiheissa tarpeen mukaan. Hankintapäätöksen tavoiteaikataulu on, että päätös voidaan tehdä viimeistään tammikuussa 2023.  

Päätösehdotus Kunnanhallitus:
- merkitsee tiedoksi Saaristomarkkinoiden palautekyselyn,
- päättää että markkinat järjestetään myös vuosina 2023, 2024 ja optiona 2025 ulkopuoliselle palveluntuottajalle ulkoistettuna
- kehottaa kunnanjohtajaa aloittamaan välittömästi ulkoistukseen liittyvän hankintaprosessin

Päätös Hyväksyttiin.