Kunnanhallitus
Pöytäkirja 27.01.2025/Pykälä 15

Khall 16.01.2023 § 15 

Valmistelija Kunnanjohtaja Terhi Lindholm, p. 040 670 8222

Kunnanhallitus päätti 10.10.2022 § 156, että Pyhtään Saaristomarkkinoiden järjestäminen ulkoistetaan vuosille 2023-2024 (+optio 2025). Hankinnan periaatteita on valmisteltu esimerkiksi 8.12.2022 pidetyssä avoimessa työpajassa. Sen tuloksena on tuotettu tarjouspyynnön liitteenä oleva konseptin kuvaus. Edelleen on valmisteltu liitteenä oleva asiakirja, jossa on kuvattu julkaistavan hankinnan keskeiset periaatteet

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä hankinnan periaatteet liitteen mukaisesti.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti muutoksen liitteeseen siltä osin, että hankintahinta sidotaan indeksiin ja että hankintahinta on ilmoitettu asiakirjassa vuositasolla.

Päätösehdotus hyväksyttiin edellä mainituilla muutoksilla.

Khall 13.02.2023 § 29 

Valmistelija Kunnanjohtaja Terhi Lindholm, p. 040 670 8222

 Kunnanvirasto on kilpailuttanut Saaristomarkkinoiden palveluntuottajan valinnan kunnanhallituksen 16.1.2023 § 15 hyväksymien periaatteiden mukaisesti.

 Tarjouspyyntö julkaistiin kunnan www-sivuilla ja lähetettiin lisäksi tiedoksi esimerkiksi viime vuonna tarjouskilpailuun osallistuneille tahoille. Tarjousten jättämisen määräaika oli 6.2.2023 klo 16. Määräaikaan mennessä saapui yksi tarjous. Tarjouksen jätti East Coast Events Oy. Tarjoukseen on pyydetty täsmennystä, ja liitteenä on täsmennetty versio tarjouksesta, jonka hyväksymistä esitetään hallitukselle.

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä East Coast Events Oy:n tarjouksen Saaristomarkkinoiden toteuttamisesta vuosina 2023-2024 (optio 2025) saadun tarjouksen mukaisesti. Kunnanjohtaja oikeutetaan valmistelemaan ja allekirjoittamaan varsinainen hankintasopimus.

Sitova hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Päätös Hyväksyttiin.

Khall 27.01.2025 § 15  

41/02.08.00/2023  

Valmistelija Kunnanjohtaja Terhi Lindholm, p. 040 670 8222

Kunnanhallitus päätti 13.2.2023 (§ 29) hyväksyä East Coast Events Oy:n tarjouksen Saaristomarkkinoiden toteuttamisesta vuosina 2023-2024. Hankintasopimus sisältää kunnan yksipuolisen option vuoden 2025 tapahtuman järjestämisestä.

Päätöstä valmistelevissa keskusteluissa on todettu, että option käyttäminen on tarkoituksenmukaista. Option käyttämistä koskevassa päätöksenteossa ei oteta kantaa tapahtuman sisällöllisiin- tai muihin järjestämiseen liittyviin seikkoihin, vaan niistä keskustellaan ja sovitaan erikseen nyt päätöksen kohteena olevan sopimuksen puitteissa.

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää, että kunta käyttää hankintasopimukseen sisältyvän option vuodesta 2025.

Päätös Hyväksyttiin.